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清单的实务经验分享

来源::未知 | 作者:恒峰娱乐 | 本文已影响 127 人

这几天忙着搬家,所以文章的更新慢了,但是,在这次搬家的经验中我有许多的体会。昨天老婆和我说,觉得这次搬家比她想像的轻松,觉得我做了很多的事情。其实,这次的搬家,我确实也投入许多心力,还用了许多时间管理的技巧在上面,才能有更好的成果。我们今天要讨论时间管理中任务清单及下一步行动清单的实务操作,我想到了彼得杜拉克曾经说过的一句话“做对的事,比把事情作对更重要”,检视任务清单,就是帮助我们找出对的事情,接下来才运用下一步清单,把事情作对。找到正确路线了,不论是积极赶路,或者是缓步徐行,都会是在正确的方向上。

  这些想法,我们运用时间管理的工具及方法来落实,我也分享我自己的经验,让大家参考。

(1)下一步行动清单

  我目前会利用treo智慧型手机当作收集杂事的收件匣,之后清空收件匣后并加工成行动。但是也有一些小修正,以前我用Diddlebug这个软体来收集(手写涂鸦),目前则是直接打字在treo上面作为收件匣,这让整个建立下一步清单的流程更加行云流水(我会先打字在slap这个软体,再传到下一步清单)。

  下一步清单,在时间管理系统扮演的角色就像是推土机,推着我们在已经规划好的路径上前进。这并不简单,因为单单回应我们生活中各种事项就不容易了,更何况还要推动任务及目标。但是建立好下一步清单,提供我们一个整体检视所有行动的角度,而依照场合批次处理,更可以让我们节省许多时间,这些多出来的时间,正可以让我们来执行任务清单上面的事情。

  我写上一篇“幸福行动家 线上课程(36)我使用palm的经历”,里面提到我利用Diddlebug来作为收件匣 ,有一位网友“李敖李敖”写了一段话:

  “treo的录入效率如此之高,diddlebug这种录入后还需二次、三次整理的软件实在是多余。”

  我觉得很有道理,于是尝试改用直接打字输入到treo手机的方式来收集,发现真的很方便,也推荐给大家参考。想要建立行云流水的工具使用,单单靠一个人的智慧相当困难,感谢有这们多喜欢时间管理的朋友一起讨论,才能让我们的时间管理系统不论在理论及实务上都能够持续进步。

(2)任务清单

  也有位网友tycho也回应任务清单的文章说:

  “如果按照twhsi说的只用一张纸的任务清单,这样会列出一张比较臃肿的任务清单。如果不列,只列母任务一级,太简单了好像会影响检视任务的实际效果。”

  这让我想到,有必要再针对任务清单的工具部份在做说明。因为任务清单的概念,在时间管理的理论上算很新,搭配的工具并不完善,对大家而言也很陌生,以我个人的经验,我觉得一个好的任务清单管理工具要具备以下两个条件。

a. 所有的任务一目瞭然:这样的好处是,可以整体的角度来看所有的任务,产生综效。

b. 要能管理下一步行动:这包括两个部份,一个是任务的下一步行动,一个是任务的补充资料,当我们准备下一步行动及资料,等于是预先规划任务执行,让我们在推动任务时,能够更加的顺利。

  相对于下一步行动清单有如推土机,需要花上许多时间,在道路上前进。任务清单的角色则有如马车的驾驶,指出方向,让马儿能够拉着我们往正确方位前进,也因此驾驶的工作十分的重要。时间管理系统中,每周检视就是为了让我们至少每周一次好好检视自己所有的任务,做彻底的思考,修正方向,才能让我们持续往正确的方 向前进。

  这也回答了网友tycho的问题,只要我们落实做好每周检视,任务清单的太臃肿就可以删除一些,太简单就可以设立一些新目标来执行,配合好自己的每周发生的状况,调整任务清单即可。

(3)任务的下一步行动

  任务的下一步行动和收件匣的下一步行动,两者不同,但要整合管理好,却是要花上一些心思。

  我总共有一个收件匣,两个清单(下一步行动清单及任务清单),收件匣及下一步清单都在手机上,任务清单则在电脑中。我自己目前的方式是在每周检视任务清单 后,将下周主要推动的目标放到下一步行动清单中的“本周目标”中,这样子可以让我随时掌控下周的目标,想到要推动的事项,也可以直接在手机上面输入。

  有些人使用万用手册类的纸笔工具,就更方便了,每周检视任务清单后,将下周目标作为下一步行动清单的一个分类,每天看看每周目标,并可以想出合适的行动去推动。

结语

  整合一下我们这篇文章的重点

下一步行动清单,结合场合的概念,让各个原本单独的行动,可以视为一个整体,可以产生综效的效应(例如打电话一起打,效率及品质都提高)

任务清单中,所有的任务放在一起,可以对多个任务一起作整体考量,也是一种综效(检视时常常会产生一些执行目标的好点子)

每周检视时,我都会订出下周的主要目标,并放在下一步行动清单中,这几个目标,也可视为一个整体(周目标),产生综效效应

我自己在做时间管理初期时,连下一步清单都管不好,但是一步步的进步后,下一步清单就在掌控中了。之后逐渐建立每周检视的习惯,并管理好任务清单,才真正发现时间管理能对自己有很大的帮助。

  彼得·杜拉克所说“做对的事,比把事情作对更重要”,虽然只有几个字,却道破时间管理的重点——时间管理的目的并不是做事情做很快而已(把事情做对),而是要管好周遭的杂事后,让自己能够朝着理想及目标持续的前进(做对的事),接下来的文章,我们还会针对任务清单继续讨论,加油。


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